15/3/2023 - O presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região (SC), desembargador José Ernesto Manzi, visitou na semana passada a Coordenadoria de Gestão Documental e Memória (Cogedom), responsável pela triagem, digitalização e guarda de processos arquivados definitivamente. A unidade, localizada na parte continental da capital, pretende digitalizar 30 mil processos em 2023, dentro do projeto de acelerar a liberação do espaço físico das varas do trabalho.

Na visita, o presidente foi acompanhado pelo secretário-geral Judiciário, Roberto Carlos de Almeida, e pelo secretário de Gestão Judiciária, Jeferson Neri Corbari, área à qual a Cogedom está vinculada.

O TRT-12 possui atualmente 950 mil processos físicos (já teve 1,25 milhão) e 5 mil caixas de documentos administrativos arquivados definitivamente, espalhados por todas as varas do trabalho de Santa Catarina. Somente no ano passado, foram eliminadas 4,5 toneladas de papel, incluindo processos judiciais e documentos administrativos.

“Este projeto é importante para o melhor aproveitamento do espaço físico das unidades. Não faz sentido, por exemplo, um fórum como o de Balneário Camboriú, município com um dos metros quadrados mais caros do Brasil, alocar área para guardar processos arquivados”, avalia o presidente do Tribunal. A “liberação” das prateleiras das duas varas de Balneário já começou. A estimativa é que existam mais de 45 mil processos arquivados por lá.

Triagem, digitalização e eliminação

A digitalização de processos arquivados no TRT-12 começou em 2006, e de forma normatizada pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), a partir de 2011. Funciona assim: processos arquivados de forma definitiva há mais de cinco anos podem ser eliminados, desde que passem por uma triagem prévia. Nela, as peças principais (petição inicial, sentença, atas de audiência, entre outras) são digitalizadas e separadas para guarda permanente. Os demais documentos são eliminados via doação para cooperativas de catadores de material reciclável.

Alguns processos não podem ser eliminados e devem ser guardados na íntegra, como os que receberam selo histórico e os propostos anteriormente a 1982.

De acordo com o diretor da Cogedom, servidor Alexandre Ribeiro, a diferença entre os modelos de triagem e digitalização anteriores e o projeto atual está na mão de obra especializada da área de Gestão Documental e Memória. Atualmente, trabalham diretamente na atividade nove pessoas, cinco delas acadêmicas das áreas de Arquivologia (1) Biblioteconomia (3) e História (1). Uma servidora e um servidor concursados, com experiência na primeira instância, orientam a equipe e também colocam a mão na massa.

De janeiro a março deste ano foram triados 1.605 processos e estão nesta fase, atualmente, outros 12,5 mil. De acordo com Ribeiro, que é graduado em Arquivologia e tem mestrado em Ciência da Informação, a intenção no longo prazo é reduzir para 25% o volume total de documentos arquivados, incluindo processos judiciais e expedientes administrativos. 

Fonte: TRT da 12ª Região (SC)